Maandag werd ik wakker met lijst aan to do’s waar zelfs guru Rick u tegen zegt. De mailbox puilt uit en de agenda vertelt me dat ik 10 meetings heb vandaag. Dat betekent domweg nog meer to do’s aan het eind van deze dag.

Dankzij GRIP herken ik deze momenten en weet ik wat ik moet doen. Neee, niet alle mailtjes weg gaan werken. Dat voelt lekker, maar is zonde van je tijd. Ik gebruik deze 5 stappen 👇🏼

Veeg je agenda schoon 🧹

Haal alle meetings die niet strikt noodzakelijk zijn eruit en verzet wat kan. ‘Ja maar ik moet hier bij zijn’. Onzin. Als je ziek bent kan het ook, je moet je bijdrage niet overschatten. Let vooral op terugkerende meetings zonder duidelijke agenda en meetings met grote groepen. Die kun je bijna altijd skippen zonder gevolgen. Dit zou je minimaal 8 uur op moeten leveren deze week. Die tijd gaan we goed gebruiken, maar nu eerst: rust in de tent door een lege agenda.

Maak je hoofd leeg 🧠

Het brein wat je aan van alles herinnert is prachtig, maar niet bedoelt om to do’s te onthouden. Maak daarom eerst je hoofd leeg en bouw je tweede brein.

1. Kies een tool die je fijn vindt. Ik gebruik Things, maar het kan ook met een ander appje zoals Todoist of Notion. Pen en papier kan, maar het wordt al snel een zooitje.
2. Schrijf nu ALLES op wat je moet doen. Echt alles. Maak je nog niet druk over het goed uitschrijven, dat komt straks. Prima als je zaken dubbel opschrijft. Doe een braindump en vertrouw alles toe aan je tweede brein.
3. Om zeker te zijn dat je niks mist kun je de systemen die je gebruikt controleren op taken. Dit kost wat meer tijd. Dus bijvoorbeeld je notities, agenda of mail nalopen op to do’s.

Stel prioriteiten 🥇

Voordat we verder gaan, nemen we een stap terug. Wat is op dit moment belangrijk? Klopt dit nog met de realiteit? Wat wordt er van me verwacht in m'n werk? Waar wil ik over 3 maanden zijn?

Door je te bezinnen op je prioriteiten komen zaken in perspectief te staan. Dat is cruciaal voor de volgende stap.

To do’s maken en indelen ✅

Ga terug naar je braindump.

Loop al je to do’s na. Herschrijf ze, zodat ze concreet zijn. Dus ‘Naar de Gamma om een dimbaar 40w lampje te kopen’ in plaats van ‘Lampje vervangen’. Je ontdekt veel dubbele to do’s die je meteen kunt afstrepen. Dit is precies wat je brein doet: het herinnert je meerdere keren aan dezelfde dingen. Dan loopt je harde schijf vol.

Vervolgens deel ik m'n to do’s in bij een project of thema. Kijkend naar m'n prioriteiten en doelen, geef ik een datum aan to do’s en waar nodig zet ik het in m'n agenda. Wat ons bij de laatste stap brengt.

Plan je week in je agenda 📅

Tot slot plan ik de week in lijn met m'n prioriteiten. Vaak komen er duidelijke acties uit deze oefening, zoals iemand spreken over een onderwerp. Daar maak ik dan meteen tijd voor. Je agenda is heilig, zorg dat je die bewaakt.

Zo, je bent er. Dit zorgt direct voor rust, focus en controle in plaats van drukte, stress en paniek. Een belangrijk onderdeel van ons werk is zorgen dat we aan de juiste dingen werken en niet afgeleid raken door ruis. Met rust en overzicht ga je beter presteren. Dan is het nogsteeds druk, maar weet je dat je aan de juiste dingen werkt. Dat voelt lekker. Probeer het maar eens.